北京东豪建设集团邮件标准格式
20140916号
二零一四年九月签发版
签发人
为了规范公司员工写邮件的格式体现公司的专业化树立良好的企业形象现颁发《邮件的标准格式》请集团全体员工认真学习并严格执行。
筑基企划部
2014年09月16日
主题词邮件的标准格式
主送集团全体员工
抄送筑基企划部
f目录
一、目的3
二、标准格式3
一邮件主题3
二邮件内容3
三邮件地址栏5
四邮件统一格式6
五邮件范文6
f目的
为了规范邮件书写格式的标准化打造企业文化的专业化提升企业形象因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。
邮件标准格式
一邮件主题
★与公司内部同事沟通的邮件格式为
部门发件人姓名事件日期
例如企划部焦琼琼工作计划14916
★与其他公司工作上的沟通邮件格式为
公司名称事件日期
例如北京筑基企业管理咨询有限公司旭亚威合同
14916
二邮件内容
邮件正文由以下几个部分组成称呼、正文、结束语、
附件、署名。
1、称呼
称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写使用姓氏职位为称呼称呼后用逗号
间隔敬语。
例如徐总您好如果为群发收件人
f可直接称呼为Dearall
注在进行邮件回复时若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼为避
免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注也利于今后的沟通与联系。
2、正文
位置在称呼语下面隔一行是信的核心部分。
因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一
行的第一个文字向右缩两个汉字每段第二行从左
面顶格写起。
正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容默认文字格式。每项内容后换行空两格的书写。
★对于工作汇报类邮件
首先、表明工作是否完成已完成的简单描述完成情况。
其次、未完成的描述执行进度未执行的描述为何未执行需要特定人配合执行的需使用红色字
体加粗等重点标注的形式书写。
★对于数据汇报类邮件
首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。
其次、针对数据异常的部分需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。
f3、结束语
结束语在正文之后空一行另起一段书写以表尊重。
4、附件
信件如果有附件可在邮件内容书写完毕后空一行注明以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出
附件内容并在文字底下加横线以引起收信人的注意
使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
附件文件名的格式统一为
日期姓名附件内容
5、署名
邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名换行顶格再标注发件日期。
注正文为邮件不可或缺的一部分即使r