、保管期限录入文件分类号、盒号、保管期限、责任者、成文日期、页数等,再提交归档,整个电子档案保存在飞扬数据库中,部分没有电子档案的文件,通过扫描上传或挂接在飞扬系统中。
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二、电子档案数据丢失经过、原因分析2012年10月,公司电子档案发生了因服务器损坏数据全部丢失的事故。下面就以此次事故为例,简要介绍公司电子档案数据丢失经过、原因及处理办法。(一)数据丢失经过。本人从事档案管理多年,2010年11月发现一些奇怪的现象:虽然科技发展很快,电脑速度日新月异,但是归档速度和查询速度还没有以前的速度快,而且经常发生错误,在整理归档电子档案时,归档上百条后,就无法再归档。档案管理员A6协同界面出现“白脸”现象。联系信息人员告知现在协同身份人员增加多、文件容量增大,加之访问人员时多时少,公文在A6协同中通过OA接口导入飞扬档案管理系统时,经过两个系统转换导入,影响A6协同,建议每天减少归档数量,或利用休息时间其他人员不用协同时,再归档案数据。在每天减少归档数量后,情况不仅没有改善,上述现象越来越频繁,后来发展到档案人员归几十条档案后,全厂协同办公系统瘫痪,影响公司正常工作。并且归到飞扬档案系统的文件有的可以打开,有的打不开,还有部分文件打开时出现错误:文不对题;有时归档顺利,有时归档几次均不成功。终于在2012年10月中旬的一天,协同系统中的电子档案无法归档,登录档案管理系统查不到档案信息了,立即询问信息中心原因,信息人员检查、操作后回复:包括备份服务器在内的公司8台服务器全部损坏,存储在服务器硬盘中的档案管理系统的电子档案数据全部丢失。(二)原因分析。1各级管理人员对档案重视不够,对电子档案的安全性尤为突出。没有电子档案信息安全意识,不重视电子数据的保存和备份工作。2公司信息管理人员素质参差不齐,对反馈到信息中心的问题没有引起重视,没有正确处理,往往以客观理由应付了事,本来是很小的问题,长期未能解决,日积月累,发生8个服务器全部损坏的大问题。3没有按公司管理制度要求备份,对档案人员多次提出的档案数据应及时备份、特别是发生问题时,仍然没有备份造成数据丢失后很难及时恢复。4信息管理人员硬件水平较低,对档案人员多次反映的问题,只是从软件操作方面寻找原因,采取正常工作日限制档案管理人员归档数量,让档案管理人员在晚上和周六周日进行归档。没有找到硬盘损坏等真正原因。5公r