书档案建档工作所需的工作条件。53单位职能部门531负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。532参与本部门归档文件材料保管期限的划分。54综合档案室541负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》。542检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。
f543督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。544负责审定归档文件材料保管期限的划分。55兼职档案员551负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。552负责本部门归档文件的整理、归档。553对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。6文件材料归档范围和质量要求61归档范围611凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。612院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。62不归档范围中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。63质量要求631归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。632归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。633整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。634未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。7归档文件的分类与整理71归档文件的分类中国科学院归档文件一般采用年度一问题机构一保管期限的方法进行分
f类。同一全宗应保持分类方案的稳定。72整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。73保管期限的划分保管期限分为永久、长期1650年、短期15年以下三种。当国家对保管期限有新的规定时，执行新规定。74归档文件的整理方法741归档文件的整理单位归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；正文与附件为一件，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册本为一件；来文与复文为一件，也可各为一件。742修整有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。743装订归档文件按件装订。装订时，正本在r