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浅析企业档案管理的信息化建设
作者：吴秀杰来源：《速读下旬》2014年第03期
摘要：档案信息化管理，就是将现代的计算机技术、磁介质（或光介质）存贮技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率和社会效益。随着计算机技术的广泛应用、办公自动化的日益普及，档案管理信息化已经成为档案行业必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上科学技术发展的步伐，使之真正成为信息化建设不可分割的一部分，已经成为一个企业档案工作成败与否的重要标志。本文结合我单位档案管理信息化方面的实际情况，简单阐述了作者对档案管理信息化工作比较粗浅的认识。
关键词：档案管理；信息化；计算机
一、档案管理信息化的基本内容
档案管理信息化其实质就是计算机技术在档案管理工作中的应用，所谓信息化就是把传统的纸介质档案信息资源转换成电子计算机能够接受的数字信息进行管理，因此档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
（1）档案信息的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
（2）档案信息的网络化。以往的档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。
（3）档案检索的自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索方式还可以建立在基于Web方式的网络服务r