次及里面所包含的小层次便于把握公文的脉络从而为准确地理解和办理公文打好基础。在具体使用时需要注意把握如下几点
1要准确不要写错。第一层次“一”之后应是顿号第二层“一”之后不加任何标点符号第三层“1”之后应是下点号即小圆点第四层“1”之后也不加任何标点符号。实践中常见的诸如“一、”“1、”“1、”之类的写法都是不符合规范的应分别改为“一”“1”“1”。
2要适度不要过细。公文中使用的结构层次序数一般不超过四层法规中所规定的四个层次一般而言即已够
f用。因此应当尽可能地控制在四层以内。实践中有些公文所使用的诸如“①”、“1”甚至a、b、c、d之类的层次序数均为不妥。公文中使用的结构层次序数过细过多往往会给人以散乱、零碎之感显得很不紧凑。
3要有序不要越级。公文中的结构层次序数一定
要按照法规中规定的层级顺序使用一般而言不能越级套用。因此实践中所见的诸如“一、1”之类的表述是不
合规范的。但如果一篇公文的结构层次只有两层则第一层用“一、”第二层既可以使用“一”也可以使用“1”。
4要合格不要旁骛。是指对于结构层次序数的使用应当采取序数显示的形式尽可能地不用诸如“首先”、“其次”、“再次”“第一”、“第二”、“第三”“此其一”、“此其二”、“此其三”之类的结构层次序数表示法。
二表示比例关系的数字的正确表达
公文中要经常涉及对有关比例关系的表述问题撰写时要注意讲求规范。例如降低到过去的70是指过去为100现在为70提高到过去的130是指过去为100现在为130现在比过去提高了30比过去提高了80010是指过去为100现在为180比过去降低80是指过去为100现在为20
由过去的60提高到80是指过去和现在两者的基数均为100过去为60现在为80由过去的80降低到60是指过去和现在的基数均为100过去为80现在为60。
f三“零”和“点”的规范表达
“零”和“点”在公文中经常用于表示事物的数量。应当注意的是凡用汉字并加位数词的数字除年份可用“零”外其他应一律用“零”。如“二零一二年”但“二百零三公里”
不能写成“二百零三公里”。“点”仅用于汉字数字阿拉伯数字不用。例如“零点六”或“06”不能写作“零6”或“0点6”。
四公文写作中必须使用小写汉字数字的情形
主要包括
一是前两层结构层次序数。
二是在词语中作为词素的数字如一律、星期二、三三两两、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除二、不管三七二十一、春打六九头。
三是由相邻两个数r