董事会召开准备工作注意事项
一、董事会资料准备工作1、会议通知（内部董事、外部董事、参会领导）2、董事会资料的准备和印制工作（确定时间，确定人）3、串联词4、签到表5、宣读人分工表6、宣读人资料：每个宣读议案人另备一份宣读资料7、会议记录8、会议决议9、日程
二、通知1、外部人员外部董事、监事、证监局等的通知和接待。2、内部通知在外部通知发出后，尽快以书面形式发出。3、在开会前一天再电话通知一下，确认内部董事是否参会
及外部董事的行程安排。4、非正式列席人员开会前一天口头通知。5、开会前一天通知新闻媒体及调研室摄影。6、开会前准备好个参会主要人员联系电话（手机、办公室
及家），以备当天使用。三、会议现场1、为每个宣读人准备好宣读材料。
f2、会场布置（会标、桌牌、鲜花）。3、现场设置签到席、确定签到人员，提前半小时签到和确认领导到会情况。4、准备好需签字的全部文件（决议、记录、确认书、声明等），专人负责。5、会议结束后，收集整理好全部文件。6、现场人员分工。四、其他注意事项1、重要会议通知领导穿正装。2、通知及书面材料中领导的职务称呼要统一标准。3、关联交易回避表决时，关联董事为除外部董事的所有董事。4、开会前安排好车辆接送领导（从集团到股份），专人负责，电梯前有专人等候。5、会前接待，确认外部董事到会时间，安排好车辆接待，房间安排，注意多安排一个备用房间，确定每位客人（包括司机等）的房间号，就餐时保证全部准时通知到位，安排专人接送。6、就餐安排要定主桌，饭菜要注意有无忌口，确定所有客人及时到场。7、外部董事会后行程安排，确定车辆安排，专人负责。
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