，列为短期保管。43装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。44排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。45编号归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类
f方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注（室编件号）；总页数填写每件文件中有图文的页面的总数。
归档章格式见图A1。归档章采用红色印泥，填写项目的字迹材料应耐久。
46编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，生成相应的机读目录，打印装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份（一次写光盘），一般一式两份。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。件号填写室编件号；责任者填写发文机关或署名者（署名者应注明行政职务）；文号填写文件的发文字号；题名填写文件标题，如重拟标题，外加“”号；日期填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030101；页数填写每件文件的总页数；备注填写注释文件需说明的情况。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等必备项（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写全称或规范化简称。47装盒将归档文件按年度、保管期限依件号顺序装入档案盒，放入备考表，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中r