编号：GITQP01
文件管理控制程序
版次：A0
10目的本程序对与本院质量管理体系有关的文件的编制、审定、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等作出规定，以确保本院在各相关场所使用的文件属有效文件，并得到控制，防止使用失效和作废的文件。结合学院实际，制定《文件管理控制程序》。
20适用范围本程序适用于与本院质量管理体系有关的任何媒体形式（包括通过学院网络）发布的文件管理和控制以及外来文件的控制。包括有关行政法规、国家行政管理机构的公文、电脑软件等的管理和控制。
30职责分配31院长负责批准发布教育质量方针、教育质量目标、质量手册、程序文件、本院各项工作条例、岗位职责、规章制度、规范标准等。32管理者代表负责审核上报院长批准、发布的有关文件。33院行政办公室负责本院行政管理性文件和质量管理体系文件以及外来文件的管理和控制，并对各部门文件处理进行监督和指导。34教务处负责教学业务类文件的管理和控制。35教育研究室负责教育科研类文件的管理和控制。36各职能部门、系（院）负责各自业务范围内的文件的使用、更改，由内务秘书负责保管、发放文件的签收、登记、整理和归档等。37院行政办公室负责本校校园网发布信息的管理和控制。
f40工作程序41文件的分类411按文件来源分：内部文件、外来文件412按文件性质分：教育质量方针和教育质量目标、质量手册、程序文件、记录、本院各项工作条例、岗位职责、规章制度、规范标准、以及国家法律、法规等；413按文件状态分：受控文件、非受控文件。凡与质量体系运行紧密相关的文件为受控文件，并在该文件封面上加盖表明其受控状态的“受控文件”印章，注明分发号。414按文件裁体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）。42受控文件工作流程421内部受控文件工作流程图
文件草拟（编制）
提出文件制订文件审核提出文件修订文件批准
文件发放
提出文件作废
文件签收、使用文件回收文件管理
文件归档
f内部受控文件工作流程图422外来受控文件框图
文件收录
文件批准（领导审阅）
文件发放
签收、使用
文件管理
文件归档
外来受控文件框图
43文件编号431程序文件编号GITQPAXX序列号版本号A，B，C程序文件英文缩写学院名称英文缩写432部门工作手册编号GITQIXXA版本号A，B，C部门代码工作手册英文缩写
f学院名称英文缩写433记录清单编号GITXXXX序列号部门代号434规章制度编号GITDr