的正式文件发放，文件编制部门应填写“文件发放回收登记表”，经知识产权部审核，知识产权管理者代表批准后，按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由编制部门负责归档、保存。
432与知识产权管理体系有关的正式文件均为受控文件，发放至公司相关部门、人员的知识产权管理体系文件必须注有分发顺序号并加盖“受控”印章。
433作为资料和信息发给客户或公司委托的代理机构的文件为非受控文件，发放审批同432。
434使用中的文件破损严重，影响使用时，应到发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，发放部门负责将破损的原文件销毁。
435若文件使用人将文件丢失，应重新办理领用手续，补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
436文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，保持清晰，易于识别，防止污损、遗失。
44文件的更改
441文件需修订或更改时，由原编制部门提出，并填写“文件更改单”说明更
改原因，经原编制部门主管审核，知识产权管理者代表批准后，由原编制部门
实施更改。
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f442文件更改分为划改、换页和换版三种方式
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a划改：文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划改，并在临近适当的位置标明修改内容，加盖修改者印章，不允许用修改液对正式文件进行修改。
b换页：为保持文件便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的14或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理，更换下来的文件按作废文件处理。
c换版：文件发生重大更改或大幅度修改时应进行换版，换版工作按本程序43条款的有关规定执行，新版文件生效时，旧版文件及时收回并作废。
45文件的作废
451作废的受控文件，应按原“文件发放回收登记表”，名录逐一收回，并作记录。同时由该文件管理部门盖上“作废”印章，以防止误用。
452作废文件销毁应填写“文件处理审批单”经文件管理部门负责人批准后予以销毁。
453因多种原因保留的文件，由留用部门提出申请并说明留用原因，经管理者代表批准后，在文件首页上加盖“失效留用”印章，由留用部门继续保管、使用。
454作业现场不准保存作废的文件。
46文件的管理
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461查阅、借阅文件时，借r